Mes outils papier et numériques pour m’organiser

Photo couverture article blog Tira Taghuri

Salut à toi !

Aujourd’hui, article plaisir ET organisation… oui, j’apprends à allier les deux et crois-moi, c’était pas gagné ! 😉 Depuis 6 mois, je suis donc 100% à mon compte. Cela veut dire que je suis seule responsable de mon temps, de mon organisation et de ma production. Cela veut aussi dire que je teste différentes façons de fonctionner, différents conseils, applications, trucs et astuces… pour définir ce qui me convient le mieux.En 2018, j’ai essayé plusieurs manières de m’organiser : de la non-organisation -même pas peur, je fais tout au feeling- à la semaine ultra-millimétrée et pas mal de choses entre les deux. Bon, le résultat n’a pas été top car je me suis un peu noyée sous les informations et les « il faut ». Cette année, je m’écoute et je fais les choses à ma manière. En effet, je commence 2019 avec beaucoup de travail et de missions différentes : des clients aux profils variés, des projets pour mon entreprise que je mets en place en arrière-plan, des projets artistiques, des collaborations, un plus grand engagement public… bref, cela me demande donc d’être à la fois organisée ET souple.

J’ai aussi pris conscience que j’ai besoin d’utiliser du matériel fonctionnel et esthétique, qu’il soit physique ou numérique. En effet, j’ai du mal avec le moche, l’utile mais pas terrible, le mal pensé. J’ai besoin de beauté pour me stimuler et cela passe par mon matériel quotidien. Je me suis donc équipée et j’ai eu envie de partager mes premières impressions avec toi.

La papeterie

La papeterie, on est d’accord, c’est le plus important ! #teampapeterieforever Je suis addict des carnets, depuis toujours, mais en 2019, j’optimise leur utilisation :

  • Mes agendas

Oui, tu as bien lu : MES agendas. J’en ai deux :

*Un petit, de la marque Exacompta, modèle Agora, format A6. Cet agenda ne me sert qu’à noter mes rendez-vous, les vacances scolaires, … je l’ai toujours sur moi. Je suis à une soirée et une copine me propose un concert ? Je sors mon agenda. Je suis dans le métro et je reçois un sms d’une cliente qui demande à décaler notre rendez-vous ? Je sors mon agenda. Je croise l’instit à la fin de la journée et elle me demande si je suis dispo le 25 mars pour accompagner la classe à une sortie scolaire ? Je sors mon agenda. Il tient dans le plus petit de mes sacs et c’est très pratique.

 

Mon agenda Exacompta - Tira Taghuri

Mon agenda Exacompta

*Un plus grand, de la marque MyKirjaBook, format A5. Recommandé par une amie, j’ai été séduite par son côté personnalisable. En effet, Jessica, la créatrice de la marque, propose de concevoir un agenda sur-mesure, de la couverture aux pages intérieures. Pour ma part, j’ai choisi la couverture « Scandinave » mais j’aurais aussi pu la personnaliser en y faisant apposer le logo de Tira Taghuri.

Tira Taghuri - Mon agenda MyKirjaBook

Mon agenda MyKirjaBook

Ensuite, pour l’intérieur de l’agenda, nous avons le choix des pages, quantités, ordre… L’agenda proprement dit est perpétuel, ce qui veut dire qu’il n’y a pas de dates prédéfinies. Cela lui donne beaucoup de flexibilité : tu peux l’acheter n’importe quand dans l’année et le commencer au début. Ou même sauter un mois si ça te chante en plein milieu, sans « perdre les pages ».

Vue mensuelle - Agenda MyKirjaBook - Tira Taghuri

Vue mensuelle – J’ai collé des stickers pour les jours de la semaine et le mois en cours.

 

Vue hebdomadaire - Agenda MyKirjaBook - Tira Taghuri

Vue hebdomadaire – J’ai tamponné les numéros

Mais ce que j’ai le plus aimé, c’est la possibilité d’ajouter des pages au choix : suivi du blog, pages de notes, de to-do, pages avec vue mensuelle, page contacts, et plein d’autres choix… bref, tu ordonnes les pages comme tu le veux, selon TA logique et Jessica les assemble. Pratique, n’est-ce-pas ? Autre point positif, pour la papeterie-addict que je suis : le design des pages est très sobre et donc facile à customiser ! 🙂 J’ai agrafé des onglets avec les mois pour me repérer plus facilement.

A faire sur mon site/blog - Agenda MyKirjaBook - Tira Taghuri

A faire sur mon site/blog

Contacts importants - MyKirjaBook - Tira Taghuri

Contacts importants

Dans cet agenda, je note tout : mes tâches à faire, les deadlines, les projets en cours. C’est un vrai pense-bête : une page est ainsi dédiée au blog et aux réseaux sociaux : rappel des jours de publication sur chaque plate-forme, memo de la charte graphique, … Une autre page récapitule mes projets professionnels et créatifs en cours, pour me permettre d’en suivre l’avancement… Je le modèle selon mes besoins, au fur et à mesure que les semaines avancent.

Double-page de notes - MyKirjaBook - Tira Taghuri

Une double-page de notes pour garder sous la main la liste de mes endroits préférés pour travailler

Une double-agenda - MyKirjaBook - Tira Taghuri

Une double-page « agenda » non-utilisée où j’ai fait des essais de lettering avec de nouveaux feutres !

Ce que je trouve pratique, c’est que la structure pré-existante permet de gagner du temps (par rapport au Bullet Journal, où refaire mes pages mensuelles/hebdomadaires,… à chaque fois m’était devenu insupportable), tout en restant très flexible et personnalisable.

Mes agendas sont ma base. Ils contiennent « toute ma vie ». J’y mélange vie pro et perso car j’ai du mal à compartimenter, ce n’est pas dans mon fonctionnement. Ainsi, toutes mes infos sont centralisées.

  • Mes carnets

Là aussi, j’ai simplifié.

*Au quotidien, j’ai un carnet dédié à mon entreprise, que j’ai appelé « Journal de bord ». J’y note tout ce qui me passe par la tête, de la simple idée d’article de blog au brouillon d’une page de vente, à des réflexions sur mes envies ou mes doutes… avant, je séparais tout dans différents carnets : un pour le blog, un pour l’entreprise, un pour l’écriture introspective dédiée à mon activité… ce n’était absolument pas pratique, et je ne te raconte même pas le déménagement à chaque fois que je me déplaçais (et je me déplace souvent, avec mon sac sur le dos, aimant travailler à l’extérieur). J’ai donc tout centralisé. Certes, tout est mélangé mais je sais que (presque) tout ce qui me passe par la tête est dans ce carnet.

*J’ai un carnet ou un classeur pour chaque projet en cours, les formations/programmes auxquels j’ai souscrits, .. Ainsi, j’ai un carnet pour les formations consacrées à l’informatique et au web, un carnet pour mes projets d’accompagnement à l’écriture (tu en sauras plus très bientôt !), un carnet pour les formations/apprentissages sur l’écriture, deux carnets pour mon roman (un pour mon roman en lui-même, un autre « ressources » avec des notes suite à la lecture d’articles, de livres,…), …tu vois le topo.

Ca me fait pas mal de carnets mais au moins, je sais que tout est consigné dans tel ou tel carnet, selon le sujet, ou, au pire, dans mon Journal de bord. Ces carnets, je ne m’en sers pas forcément quotidiennement et, quand je bouge, je ne prends que celui/ceux dont j’ai besoin pour travailler.

Mes outils numériques

J’ai essayé pas mal d’applications, de méthodes numériques d’organisation mais ce n’est pas ce que je préfère. Je fonctionne beaucoup mieux avec le papier, cela dit, j’ai quand même mes deux applis chouchoutes, complètement intégrées dans mon quotidien.

  • Evernote

Je l’utilise comme une boîte aux lettres des idées et infos. Un article en ligne me plaît ? Je le mets dans Evernote. On me recommande un livre ? Je le note dans Evernote. J’ai une idée alors que je suis en train de marcher ? J’enregistre une note vocale dans Evernote. Une scène pour mon roman me vient dans le bus ? Je l’écris dans Evernote. En fait, je l’utilise pour enregistrer des ressources trouvées sur le net et pour noter des idées quand je ne peux pas sortir de carnet.

Je note énormément de choses dans Evernote, dans tous les aspects de ma vie. Mes dossiers sont très structurés pour retrouver mes notes facilement. C’est ainsi que je me suis retrouvée avec une quantité d’infos énorme. J’ai donc fait un gros tri, en en jetant une bonne partie, dont le contenu était obsolète ou utilisé par ailleurs (par exemple, les brouillons d’articles de blog).

En 2019, j’ai décidé de procéder différemment. Désormais, chaque lundi matin, quand je prépare ma semaine, je fais un tour d’Evernote pour voir ce que j’ai comme notes qui peuvent me servir et je les traite : je reporte les infos dont j’ai besoin là où j’en ai besoin (un numéro de téléphone, une idée d’atelier…), je lis l’article que j’avais mis de côté s’il est court ou j’en programme la lecture ultérieurement. Et j’efface ce qui ne me servira plus. Bref, je passe tout en revue pour être sûre de ne rien oublier. Ainsi, j’exploite vraiment toutes mes notes et j’allège le stock. Magique !

Ca peut sembler fastidieux mais en réalité, en le faisant chaque semaine, cela ne prend que quelques minutes, puisque les infos n’ont pas trop le temps de s’accumuler.

  • Trello

J’ai découvert Trello il y a un moment mais sans accrocher dans un premier temps. Puis, j’ai acheté l’excellente formation de Julia Coudert pour l’apprivoiser. Et maintenant, je ne peux plus m’en passer.

Trello est devenu le centre névralgique de mon organisation à long terme. J’y note tous mes projets en cours, leurs étapes, les tâches à effectuer, les deadlines… J’y programme le calendrier éditorial du blog, de la newsletter et des réseaux sociaux (oui, parce que cette année, j’ai décidé de tester le calendrier éditorial). Il me sert à garder le cap sur mes objectifs. Trello est en fait le support de ma stratégie et MyKirjaBook, celui des tâches opérationnelles. Parfaite complémentarité du numérique et du papier.

Alors, certes, écrit comme ça, je te vends peut-être le rêve de la parfaite organisation qui roule. Bon, je dois t’avouer que j’ai bien galéré pour arriver à cet équilibre. Et puis, comme penser à tout vérifier n’est pas encore ancré (nous ne sommes qu’en janvier, hein !), je me suis créé une fiche pour le lundi matin, et c’est facile, je n’ai qu’à la suivre étape par étape. Encore une fois, ça semble fastidieux mais en réalité, ça me prend moins de temps qu’avant pour tout répertorier puisque mes infos sont enregistrées dans des outils bien identifiés et limités. Et je me laisse bien sûr la possibilité de faire évoluer cette organisation et ces outils selon mes besoins. Parce que c’est pour moi cela, le plus important : garder de la souplesse et ajuster mon organisation à ma vie et pas l’inverse !

Et toi ? Comment t’organises-tu ? Qu’utilises-tu comme outils, matériel ?

Es-tu plutôt de la Team Papier ou Numérique ? Ou Mixte ?

Ps : ceci n’est pas un article sponsorisé. Aucune des marques ou entreprises citées ne m’ont rémunérée. J’en parle parce que je les trouve super !

2 réponses

  1. Fran dit :

    Comme toi je n’aime pas avoir des outils moches ! Alors carnets, feutres et stylos je choisis tout soigneusement. Merci pour le decouverte du MyKirjaBook ! J’ai aussi suivi la formation de Julia sur Trello et depuis je suis accro. Outil indispensable.😉
    Par contre pour Evernote, pas réussi à accrocher pour l instant.

    • Sofia Sofia dit :

      Ah ! ça me fait plaisir de savoir que je ne suis pas la seule ! 😉
      Pour Evernote, il faut vraiment se l’approprier et trouver sa propre logique pour le personnaliser… mais je comprends qu’il ne convienne pas à tout le monde. Le choix du « bon » logiciel est tellement personnel !

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